Datenschutzerklärung

Wedding DJ Pro – Stand: 26.04.2026

§ 1 Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Nicolas Heine
Hallenhausener Weg 3
28816 Stuhr
Deutschland
E-Mail: heine.nicolas@gmail.com
Telefon: +49 176 62525461

§ 2 Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wedding DJ Pro ist ein webbasiertes Organisationstool für selbstständige DJs. Wir verarbeiten personenbezogene Daten der Nutzer (DJs) sowie von Dritten, deren Daten Nutzer im Rahmen der Verwaltung ihrer Veranstaltungen und Kunden in der Software eingeben (z. B. Brautpaare, Veranstaltungskunden). Wir erheben, verarbeiten und nutzen personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist oder eine rechtliche Grundlage besteht.

§ 3 Verarbeitete Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen

3.1 Registrierung und Nutzerkonto

Bei der Registrierung und Nutzung des Accounts verarbeiten wir:

3.2 Von Nutzern eingegebene Kundendaten (Auftragsverarbeitung)

In diesem Rahmen verarbeiten wir typischerweise folgende Kategorien von Kundendaten der Nutzer:

• Namen und Kontaktdaten von Brautpaaren und Veranstaltungskunden
• Veranstaltungsdaten (Datum, Ort, Art des Events)
• Rechnungs- und Zahlungsinformationen
• Angebotsdetails und vereinbarte Leistungen
• Digitale Unterschriften (PNG-Bilddatei) bei Online-Unterzeichnung von Verträgen
• IP-Adresse und Zeitstempel bei Online-Unterzeichnung

Diese Daten werden ausschließlich zur Bereitstellung der Software-Funktionen genutzt und nicht für eigene Zwecke des Betreibers verwendet.

3.3 Technische Betriebsdaten

§ 4 Cookies

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, die für den Betrieb der Anwendung erforderlich sind:

• Session-Cookie: Speichert den eingeloggten Zustand während einer Sitzung. Wird beim Schließen des Browsers gelöscht.
• CSRF-Token: Schützt Formulare vor Cross-Site-Request-Forgery-Angriffen. Technisch zwingend erforderlich.
• Consent-Cookie (localStorage): Speichert deine Cookie-Einstellung lokal im Browser (wdjp_cookie_consent). Wird nicht an Server übertragen.

Für technisch notwendige Cookies ist keine Einwilligung erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Tracking- oder Werbe-Cookies werden nicht eingesetzt.

§ 5 Externe Dienste und Drittanbieter

5.1 Google Fonts (nur bei Einwilligung)

Mit deiner Einwilligung laden wir die Schriftart „Inter" über Google Fonts von Servern der Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Dabei wird deine IP-Adresse an Google übertragen. Google kann diese Daten auf Servern außerhalb der EU verarbeiten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die Einwilligung kann jederzeit durch Löschen des Browser-LocalStorage-Eintrags wdjp_cookie_consent widerrufen werden. Weitere Informationen: Google Datenschutzerklärung.

Ohne Einwilligung wird die Schriftart nicht von Google geladen; es kommt eine systemseitige Fallback-Schrift zum Einsatz.

5.2 Hosting (Hetzner Online GmbH)

Die Anwendung wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, gehostet. Hetzner verarbeitet dabei technische Verbindungsdaten (u. a. IP-Adressen) als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Hetzner-Rechenzentren befinden sich in Deutschland und Finnland (EU).

5.3 E-Mail-Versand

Für den Versand systemseitiger E-Mails nutzt die Plattform standardmäßig einen SMTP-Mailserver der webspace4all GmbH (Deutschland). Nutzer können alternativ ihren eigenen SMTP-Server konfigurieren, über den dann E-Mails an ihre Kunden versendet werden. Folgende E-Mails werden automatisch oder manuell versendet:

• Anfrage-Bestätigung: An Personen, die über das öffentliche Buchungsformular eine Anfrage einreichen – zur Bestätigung des Eingangs ihrer Anfrage.
• Anfrage-Benachrichtigung: An den jeweiligen DJ bei Eingang einer neuen Anfrage.
• Erinnerungsmails (Pro): An den DJ automatisch vor Vorgesprächen, ca. 2 Wochen vor einem Event und 1 Tag vor einem Event.
• Vertrag-Signaturlink (Pro): An Kunden des Nutzers mit einem personalisierten Link zur Online-Unterzeichnung des Booking-Vertrags. Der Link enthält einen einmalig gültigen Token und ist zeitlich begrenzt.
• Vertragsbestätigung (Pro): Nach erfolgter Unterzeichnung automatisch an den DJ sowie an den Kunden – mit dem signierten Vertrag und Angebot als PDF-Anhang.
• Sonstige Event-Mails (Pro): Manuell vom DJ ausgelöste E-Mails an Kunden (z. B. Angebotsversand), über anpassbare E-Mail-Vorlagen.
• Registrierungs-Benachrichtigung: An den Administrator bei Neuregistrierung eines Nutzers.

Dabei werden Name und E-Mail-Adresse der Empfänger sowie der Nachrichteninhalt übertragen. Bei Nutzung eines eigenen SMTP-Servers des Nutzers gelten zusätzlich die Datenschutzbedingungen des vom Nutzer gewählten Anbieters. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Kommunikation).

5.4 Stripe (Zahlungsabwicklung)

Für die Abonnement-Verwaltung und Zahlungsabwicklung nutzen wir den Dienst Stripe Payments Europe Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland.

Beim Abschluss eines Pro-Abonnements wirst du zur Stripe Checkout-Seite weitergeleitet. Stripe verarbeitet dort deine Zahlungsdaten (z. B. Kreditkartendaten, Bankverbindung) sowie personenbezogene Daten (Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse) als eigenverantwortlicher Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Der Anbieter von Wedding DJ Pro hat keinen Zugriff auf vollständige Zahlungsdaten.

Wedding DJ Pro speichert ausschließlich die von Stripe zurückgegebenen technischen Referenz-IDs (Stripe Customer ID, Stripe Subscription ID) sowie den Abonnement-Status und das Laufzeitende. Diese Daten sind erforderlich, um den Pro-Zugang zu verwalten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Stripe kann Daten auf Servern innerhalb und außerhalb der EU verarbeiten. Stripe ist dem EU-US Data Privacy Framework beigetreten. Weitere Informationen: Stripe Datenschutzerklärung.

5.5 Google Calendar API (optionale Kalender-Synchronisierung)

Nutzer können freiwillig ihren persönlichen Google Kalender mit Wedding DJ Pro verbinden. Dazu wird ein OAuth-2.0-Authentifizierungsflow über die Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, durchgeführt. Dabei werden folgende Daten verarbeitet:

• An Google übertragene Daten: Titel, Datum, Uhrzeit und Veranstaltungsort bestätigter Events (Hochzeiten, Bookings) zum Anlegen von Kalendereinträgen im Google Kalender des Nutzers.
• Von Google empfangene Daten: Termintitel, Datum und Uhrzeit aller Einträge im Google Kalender des Nutzers (Anzeige im WDP-Kalender). Keine dauerhafte Speicherung dieser Google-Termine in unserer Datenbank.
• Gespeicherte Zugangsdaten: Google Access Token, Google Refresh Token und Token-Ablaufzeit werden verschlüsselt im Nutzerkonto gespeichert, um die Synchronisierung durchführen zu können.

Die Verbindung ist vollständig freiwillig und kann jederzeit im Profil unter „Google Kalender trennen" widerrufen werden. Bei Trennung werden alle gespeicherten Tokens sofort gelöscht. Google kann Daten auf Servern in den USA verarbeiten; Google ist dem EU-US Data Privacy Framework beigetreten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Weitere Informationen: Google Datenschutzerklärung.

5.6 iCal-Kalender-Abo (optionale Funktion)

Nutzer können im Profil eine persönliche Feed-URL (iCal/ICS-Format) generieren, um ihren Wedding DJ Pro-Kalender in externen Kalender-Apps (z. B. Apple Calendar, Outlook, Google Calendar) zu abonnieren. Die Feed-URL enthält einen zufällig generierten, geheimen Token, der im Nutzerkonto gespeichert wird.

Beim Abruf des Feeds durch die Kalender-App werden folgende Daten übertragen:

• Übertragene Event-Daten: Titel, Datum, Uhrzeit und Veranstaltungsort aller im Konto gespeicherten Events.
• Technische Verbindungsdaten: IP-Adresse und Zeitpunkt des Abrufs (Server-Log). Diese werden nicht dauerhaft gespeichert.

Die Feed-URL ist öffentlich zugänglich, aber ohne Kenntnis des Tokens nicht auffindbar. Die Funktion ist vollständig freiwillig. Die URL kann jederzeit im Profil widerrufen und neu generiert werden; ein Widerruf macht die alte URL sofort ungültig. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

5.7 OpenStreetMap – Adresssuche und Fahrzeitschätzung (optionale Funktion)

Beim Einsatz der optionalen Adresssuche in Eventlocation-, Vorgespräch- und Rechnungsadressfeldern werden eingegebene Suchbegriffe an externe Dienste übertragen:

• Nominatim (OpenStreetMap Foundation): Suchanfragen (Ortsnamen, Adressen) werden zur Geokodierung an nominatim.openstreetmap.org übertragen. Dabei wird die IP-Adresse des Wedding-DJ-Pro-Servers (nicht die des Endnutzers) übermittelt. Die Anfragen werden serverseitig zwischengespeichert (Cache), um wiederholte Übertragungen zu vermeiden. Datenschutzerklärung: osmfoundation.org/wiki/Privacy_Policy.
• OSRM (Project-OSRM): Zur Berechnung der Fahrtzeit und Entfernung zwischen Heimadresse und Eventlocation werden Koordinatenpaare an router.project-osrm.org übertragen. Es werden ausschließlich geografische Koordinaten (Längen- und Breitengrade) übermittelt, keine personenbezogenen Daten. Die Ergebnisse werden ebenfalls serverseitig gecacht. Weitere Informationen: project-osrm.org.

Die Nutzung dieser Funktionen ist vollständig freiwillig. Adressfelder können alternativ manuell befüllt werden, ohne dass externe Dienste kontaktiert werden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung / berechtigtes Interesse an der Bereitstellung der Funktionalität).

5.8 Online-Unterzeichnung von Verträgen (Signing-Token)

Nutzer können Kunden einen personalisierten Link zur Online-Unterzeichnung ihres Booking-Vertrags zusenden (Pro-Funktion). Bei Aufruf und Unterzeichnung werden folgende Daten verarbeitet und gespeichert:

Diese Daten werden als Bestandteil des signierten Vertrags dauerhaft gespeichert und sind sowohl im Nutzerkonto als auch im generierten PDF-Dokument enthalten. Die IP-Adresse ist sichtbar auf dem signierten Vertrags-PDF ausgewiesen, um den Unterzeichnenden eindeutig identifizierbar zu machen. Rechtsgrundlage für die Nutzung ist die eIDAS-Verordnung (EU) 910/2014 in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

5.9 Öffentliche DJ-Websites (Besucher)

Nutzer von Wedding DJ Pro können eine öffentliche DJ-Website erstellen und veröffentlichen (Pro-Funktion). Beim Besuch dieser öffentlichen Websites durch Dritte (Website-Besucher) werden folgende Daten verarbeitet:

• IP-Adresse und technische Verbindungsdaten: Beim Aufruf einer öffentlichen DJ-Website werden die IP-Adresse sowie technische Verbindungsdaten durch den Hosting-Anbieter Hetzner (vgl. § 5.2) serverseitig protokolliert. Eine darüber hinausgehende Speicherung durch Wedding DJ Pro findet nicht statt.
• Anfragedaten: Wenn Besucher über das eingebettete Anfrage-Formular eine Buchungsanfrage absenden, werden die eingegebenen Daten (Name, E-Mail, Veranstaltungsdetails etc.) im Wedding-DJ-Pro-Konto des jeweiligen DJs gespeichert. Für diese Verarbeitung ist der DJ als datenschutzrechtlich Verantwortlicher zu betrachten; Wedding DJ Pro agiert als Auftragsverarbeiter (vgl. AGB Anhang A).
• Google Fonts: Auf öffentlichen DJ-Websites werden Schriftarten über Google Fonts geladen (vgl. § 5.1). Es wird die IP-Adresse des Besuchers an Google LLC übertragen. Die öffentlichen DJ-Websites verfügen über eine eigene Cookie-Consent-Bar; eine Einwilligung des Besuchers deckt die Google-Fonts-Übertragung ab.
• Cookie-Consent-Einwilligung: Öffentliche DJ-Websites zeigen Besuchern beim Erstbesuch eine Cookie-Einwilligungsbanner. Die Einwilligungsentscheidung wird im localStorage des Browsers gespeichert. Es werden keine Tracking-Cookies gesetzt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des DJs am Betrieb seiner öffentlichen Website) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung für Google Fonts).

5.10 YouTube (optionaler Video-Hintergrund auf DJ-Websites)

DJs können optional ein YouTube-Video als Hero-Hintergrund ihrer öffentlichen Website einbinden. Beim Besuch einer solchen Seite wird ein eingebetteter YouTube-Player der Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA, geladen. Dabei werden folgende Daten durch Google verarbeitet:

• IP-Adresse des Besuchers
• Browser-Informationen (User-Agent)
• Informationen über das abgespielte Video

Die Einbettung erfolgt ausschließlich dann, wenn der jeweilige DJ-Nutzer einen YouTube-Link als Hintergrund konfiguriert hat. Nicht alle öffentlichen DJ-Websites nutzen diese Funktion. Google kann Daten auf Servern in den USA verarbeiten; Google ist dem EU-US Data Privacy Framework beigetreten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des DJs an der Gestaltung seiner öffentlichen Präsenz). Weitere Informationen: Google Datenschutzerklärung.

§ 6 Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen:

• Nutzerkonto-Daten: Bis zur Kündigung des Accounts und anschließender vollständiger Löschung (auf Anfrage per E-Mail an heine.nicolas@gmail.com).
• Rechnungs- und Buchungsdaten: Soweit steuerrechtlich relevant, werden diese gemäß § 147 AO für 10 Jahre aufbewahrt.
• Server-Logs: Automatische Löschung nach spätestens 30 Tagen.
• Session-Cookies: Ablauf beim Schließen des Browsers bzw. nach Session-Timeout.
• Google-Tokens: Sofortige Löschung bei aktiver Trennung der Google-Kalender-Verbindung durch den Nutzer. Automatische Löschung bei Konto-Löschung.
• iCal-Feed-Token: Sofortige Löschung bei aktivem Widerruf der Feed-URL durch den Nutzer. Automatische Löschung bei Konto-Löschung.
• Signing-Tokens (nicht genutzte): Automatische Löschung nach Ablauf der Gültigkeitsdauer. Genutzte Tokens (mit Unterschrift) verbleiben als Bestandteil des Vertragsarchivs bis zur Konto-Löschung.
• Digitale Unterschriften und IP-Adressen (Vertragsunterzeichnung): Dauerhaft als Bestandteil des signierten Vertrags gespeichert, solange das Nutzerkonto besteht.
• SMTP-Zugangsdaten: Bis zur aktiven Löschung durch den Nutzer im Profil oder bis zur Konto-Löschung.

Zur Löschung deines Accounts und aller damit verbundenen Daten wende dich per E-Mail an heine.nicolas@gmail.com. Wir bearbeiten Löschanfragen innerhalb von 30 Tagen.

§ 7 Deine Rechte als betroffene Person

Dir stehen gegenüber uns folgende Rechte zu:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Du kannst Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten verlangen.
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Du kannst die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Du kannst die Löschung deiner Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
• Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Du kannst unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Du kannst die Herausgabe deiner Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format verlangen.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Du kannst der Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen widersprechen.
• Widerrufsrecht bei Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Erteilte Einwilligungen (z. B. Google Fonts) können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Zur Ausübung dieser Rechte wende dich an: heine.nicolas@gmail.com

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde für Niedersachsen ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen (lfd.niedersachsen.de).

§ 8 Auftragsverarbeitung (AVV)

Als Nutzer bist du verpflichtet, sicherzustellen, dass du eine geeignete Rechtsgrundlage für die Eingabe der Daten deiner Kunden hast (z. B. Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und deine Kunden ggf. über die Verwendung dieser Software informiert hast.

§ 9 Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um deine Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert:

• Übertragung aller Daten ausschließlich über verschlüsselte HTTPS-Verbindungen (TLS)
• Passwörter werden ausschließlich als bcrypt-Hash gespeichert, nie im Klartext
• CSRF-Schutz bei allen Formularen
• Zugriff auf Produktionsdaten auf das notwendige Minimum beschränkt

§ 10 Keine automatisierten Entscheidungen / Profiling

Wir nutzen keine automatisierten Entscheidungsverfahren einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO.

§ 11 Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren, um sie an geänderte Rechtslage oder Änderungen des Dienstes anzupassen. Die aktuelle Version ist stets unter wedding-dj-pro.de/datenschutz abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen werden registrierte Nutzer per E-Mail informiert.

Stand: 26.04.2026 — Fragen zum Datenschutz: heine.nicolas@gmail.com